Změnili jste nástroj? Čekají vás nové začátky.

Platí zde víc než jinde: dvakrát měř, jednou řež – a možná raději měřte třikrát. Protože pokud „říznete“ špatně, následky se budou hojit opravdu dlouho.

Řekněte, kdo jste – a proč by vám měli věřit

Pokud s rozesíláním začínáte úplně od nuly, jste pro inbox providery (např. Gmail, Seznam, Yahoo) zcela neznámý odesílatel. Nemají s vámi žádnou zkušenost, nevědí, co čekat – a nemají důvod vám důvěřovat.

Poprvé se setkávají s vašimi doménami, které by měly mít korektně nastavenou autentifikaci (SPF, DKIM, DMARC), aby bylo jasné, že jste transparentní, bezpeční a nelze vás snadno zneužít. Bez toho ani nemůžete doufat, že vůbec něco doručíte.

Pozor – totéž ale platí i v případě, že už rozesíláte a změnili jste nástroj. I tehdy vzniká nová kombinace odesílací domény, e-mailového nástroje a IP adres. Z pohledu přijímací strany proto začínáte znovu.

Nezapomeňte: tuhle změnu neposuzuje člověk, ale stroje. Ty neví, že vás lidé znají z TV reklam, že jste důvěryhodná značka, atd. Vidí jen nuly a jedničky – a podle nich se rozhodují. Původní kombinace zanikla a s ní prakticky téměř vše, co o ní věděli.

První dojem rozhoduje

Představte si inbox providera:

„Kdo je tenhle nový odesílatel? Má zkušenosti? Odkud má kontakty? Jak často bude posílat? Bude to spammer?“

Bez ohledu na to, že máte nějakou historii a že jste bez problémů posílali statisíce nebo miliony e-mailů, zapomeňte, že to půjde hned druhý den znovu. To platí i pro ty, kdo posílali, nástroj mají stejný, ale měli dlouhou pauzu.

V obou případech je třeba projít tzv. „warm-upem“ reputace. A to znamená:

• začít na pár tisících kontaktů denně,
• přidávat objem postupně (např. o 20 % denně),
• vybírat nejaktivnější kontakty,
• sledovat výsledky a konzistenci.

Inbox provider uvidí, že se s vámi může cítit v bezpečí. A to je přesně to, co chcete.

Reputaci je nutné si vybudovat – a hlavně udržet

Získat důvěru inbox providerů trvá týdny/měsíce. Ztratit ji můžete během jediné špatné kampaně.

Jakmile vám věří a ví, co od vás čekat, máte ten správný vztah: vaše zprávy se doručují, výsledky se stabilizují, e-mailing začíná fungovat.

K tomu ale potřebujete mít:

• jasný plán komunikace,
• předvídatelný rytmus rozesílek,
• čisté a kvalitní databáze
• efektivně nastavené segmentace a personalizace svých sdělení,
• oddělené typy kampaní (např. newslettery, promo, reaktivační, apod.).

Inbox provideři si totiž vedou pomyslný deník, kde zaznamenávají chování každého odesílatele:

🟢 Důvěryhodný odesílatel

• „Posílá stabilně 450 tisíc e-mailů měsíčně.“
• „Případný růst je postupný a kontrolovaný.“
• „Reakce příjemců jsou pozitivní.“
• „Můžu mu věřit.“

🔴 Podezřelý odesílatel

• „Jednou pošle 10 tisíc, jindy 200 tisíc.“
• „Neví v tom žádný řád. Posílá nahodile, nepředvídatelně.“
• „Výsledky kolísají jako na horské dráze.“
• „Často se objevují stížnosti.“
• „To se mi nelíbí a tak se k tomu taky budu stavět.“

Je tedy zásadní, aby vaše komunikace působila konzistentně, srozumitelně a předvídatelně. Inbox provider se pak cítí bezpečně – a to je přesně to, co potřebujete.

Načasování je klíčové

Přechod na jinou platformu si dobře naplánujte, protože pokud už posíláte a rozhodli jste se pro změnu, nedělejte to před sezónní špičkou.

Nejde jen o implementaci, onboarding nebo přenastavení domén, apod. Musíte ale počítat i s warm-upem, laděním strategie, který si bude warm-up vyžadovat a i rizikem chyb, které v sezóně mohou zásadně bolet.

Případ z praxe:

Jeden z klientů se na nás obrátil s akutním problémem doručitelnosti u velkého inbox providera. Kvůli tomu dlouhodobě přicházel o významnou část businessu. Zároveň se připravoval na expanzi na nové trhy – ale bohužel vše řešil až těsně před Black Friday, tedy v podstatě před vánoční sezónou.

Sklad měl plný zboží, očekával rychlý prodej a tlačil na masivní rozesílku, která by i díky doručení jeho obchodní nabídky na problematického providera, měla vše „zachránit“. Jenomže tak to nefunguje. Nejde ze dne na den posílat desítky milionů e-mailů a navíc ten problém u nejmenovaného providera měl nějaký svůj důvod, který určitě nevyřeší pouhá změna nástroje.

Vysvětlili jsme, že schopnost doručování e-mailů není otázkou přání majitelů firem, ale systému, který má jasně definovaná pravidla a který není možné ohýbat dle individuálních potřeb.

Společně jsme zvolili realistický plán, investovali potřebný čas a vše nastavili přesně tak, jak má být. Výsledek? Dlouhodobá spolupráce, stabilní doručitelnost a růst na více než 12 trzích.

Závěr

E-mailing je primárně stále komunikace mezi odesílatelem (Vy) a příjemcem (tedy v první řadě inbox provider), který musí nejdříve vaši zprávu převzít a pak až adresátovi “naservírovat”.

Ve vašem nejvyšším zájmu je mít s takovým příjemcem nejlepší možný vztah, protože když nabídku nedoručíte, nic neprodáte.

Pokud protistrana očekává:

• korektní technické nastavení,
• pozvolné budování důvěry,
• dlouhodobou konzistenci,

...dejte jí to. Jinak se taky může snadno rozhodnout, že vaši zprávu pošle do složky SPAM, nebo ji vůbec nikdy nikomu neukáže.

A to je ten první moment, kdy se rozhoduje, jestli splníte svá KPI – nebo ne.