Jak vybrat správnou e-mailingovou platformu

Stojíte na začátku cesty a vybíráte svou první e-mailingovou platformu? Nebo už nějaký nástroj používáte, ale nastal čas na změnu? Ať už jste úplní nováčci, nebo zkušení marketéři, výběr správného nástroje není triviální rozhodnutí. Jde o investici, která může zásadně ovlivnit nejen efektivitu vašich kampaní, ale i celkový výkon marketingu.

V Mailkitu věříme, že technologie má smysl tehdy, pokud odpovídá reálným potřebám. Proto jsme pro vás připravili přehled šesti oblastí, které vám pomohou udělat si v tom více jasno a ve výsledku dojít ke správnému rozhodnutí.

1. Jasně si definujte očekávání

Než se ponoříte do porovnávání funkcí a ceníků, udělejte si jasno v tom, co vlastně chcete. Jaké máte cíle? Jaký je váš tým? Jak složité kampaně plánujete? A potřebujete s e‑mailingem pomoct nebo zvládnete vše sami?

Začněte představou „ideálního světa“. Vezměte si tužku a papír a napište si, co byste v ideálním případě chtěli zákazníkům posílat – bez ohledu na aktuální možnosti nebo rozpočet. Tento seznam vám pomůže nastavit krátkodobé i dlouhodobé priority a vyhnout se nástrojům, které by vás brzy začaly omezovat.

TIP: Zeptejte se sami sebe: Co je aktuálně „must-have“ a co je jen „nice-to-have“? A jak se to změní za pár let? Co vám přinese rychlý výsledek/výdělek a co je strategičtější běh na dlouhou trať?

2. Kvalita podpory je klíčová

Zvládnete nový nástroj sami, nebo potřebujete podporu? Support může být rozhodující faktor – a často právě zde vznikají největší rozdíly mezi platformami.

Zjistěte si:

Jak rychle, v jakém jazyce a jakými kanály support reaguje?
Kdy bude support k dispozici a kdy ne?
Co přesně bude zdarma a za co si už zaplatíte (opět je důležité myslet i na horizont několika let)?
Budete mluvit s přiděleným člověkem, nebo pokaždé s někým jiným? Možná s robotem, nebo právě volným projektovým manažerem…?

TIP: Ověřte si reference stávajících zákazníků! Firmy, které obsluhují tisíce až desetitisíce uživatelů, budou mít logicky čas od času přetížený support, pomalejší reakce, apod. Lokální dodavatel s menším počtem klientů vám ale může nabídnout osobnější přístup a výrazně jinou úroveň péče.

3. Funkčnost a škálovatelnost nástroje

Některé nástroje jsou uživatelsky přívětivé pro začátečníky, kteří potřebují základní kampaně (snadno dostupné, ovladatelné, levné nebo dokonce zdarma), ale jak porostete, porostou i vaše nároky a očekávání. A na to už takový nástroj nebude stačit. Klišé s auty každý zná, ale asi i proto, že to tak zkrátka je: jedničková Fabia vs. Mercedes S class? Obě vozidla jsou v pořádku, ale každé nabízí neporovnatelně jiné parametry, pro výrazně jinak náročnou cílovou skupinu.

Zaměřte se na:

Svůj list z “ideálního světa” - jak kompatibilní je s možnostmi nástroje?
Co všechno si můžete v nástroji řešit sami a na co budete potřebovat pomoc dodavatele (pozor na další skryté a nutné náklady).
Úroveň verzí basic, standard a enterprise, které se často nabízí. Co dostanete a kdy budete muset udělat upgrade? Co to znamená v okamžitých a co v dlouhodobých nákladech?
Možnosti jazykových mutací a přípravu kampaní pro různé trhy (kdo říká, že nemůžete expandovat?).
Napojení na jiné systémy (CRM, e-shop, analytika - pro tyto nástroje platí to samé a i na ně budete v čase zvyšovat nároky).
Automatizaci kampaní a práci s daty. Nenarazíte na mantinely, až uděláte základní věci?
Kvalitu dat v reportech, A/B testování, rekomendace, možnosti API, věrnostní systém a další pokročilé funkce, protože růst můžete jen tehdy, pokud vám to nástroj umožní.

TIP: Nechte si nástroj detailně předvést odborníkem. Zeptejte se, zda umí řešit váš konkrétní scénář a požádejte ho o názorné ukázky. Vaše závazné rozhodnutí musí být vyřčeno na základě relevantních informací a ne podle toho, co se uvádí na webu, nebo co si sami proklikáte v demo verzi.

4. Doručitelnost – pokud nebudete doručovat, nevyděláte nic

Můžete mít ten nejlepší nástroj na světě, fantastický obsah, perfektní grafiku, neodolatelný produkt i promyšlenou strategii. Ale pokud e‑mail nedorazí do schránky příjemce, jako byste ho nikdy neodeslali. Jenom generujete náklady.

Ptejte se:

Co přesně se stane, když kliknete na tlačítko “odeslat”? To je totiž v tomto celém procesu zřejmě nejtenčí hranice mezi vaším úspěchem a hlavou v dlaních.
Kdo technicky zajistí odeslání/doručení? Je to přímo dodavatel nástroje, nebo třetí strana?
Pokud je tu třetí strana - kdo to je a proč ji tento nástroj využívá?
Jaká je reputace takového odesílatele? Ta totiž rozhoduje o jeho schopnosti doručovat e‑maily.
A to zásadní - co se děje, když něco selže a všechny vaše e‑maily padají do spamu? V tu chvíli dostal váš business KO a vy musíte zpět na nohy. Bude to trvat hodinu nebo týden? To už může být otázka komplikace vs. existenční problém.

TIP: Nenechte se obelhávat frázemi typu: “Nemáme problémy, naše doručitelnost je trvale 99,8 %.” Toto číslo říká jen a pouze kolik zpráv protistrana přijala. Co s nimi daný inbox provider udělá, do jaké složky a na jak dlouho je umístí, jak velkou část úplně zahodí, nebo dokonce kolik lidí váš e‑mail reálně uvidí - to vám neříká. Zajímejte se o konkrétní řešení a reference. Předejdete tak špatné zkušenosti, kterou měl už někdo před vámi.

5. Bezpečnost a právní jistoty

E‑mail marketing pracuje s citlivými údaji. GDPR a další regulace nejsou jen povídačky – jsou realitou, která definuje přesně vaše práva a povinnosti. Odpovědnost nesete vy, protože vy jste odesílatel. Ke svému podnikání přistupujete zodpovědně, že? Tak tady tomu nemůže být jinak.

Zjistěte:

Kde, jak dlouho a jakým způsobem jsou data uchovávána a kdo k nim má přístup?
Tvrdí dodavatel nástroje, že vaše data budou v bezpečí? Na základě čeho to ví? Chtějte jasné odpovědi.
Existují subdodavatelé a tím pádem subzpracovatelé osobních údajů a citlivých dat (a znovu jsme u toho - kdo e‑maily odesílá a doručuje vizte předchozí bod)?
Je platforma v souladu s GDPR a celkově s legislativou? Nejde jenom o tu v České Republice. Internet nezná hranice, je globální a budete mít určitě více povinností, než se může zdát.
Jak je smluvně zajištěna ochrana vašich dat? Co když dojde na nejhorší - jste chráněni?

TIP: Nebojte se zapojit právníka. Odpovědnost za únik dat, stížnosti nebo žaloby ponese vaše firma – ne dodavatel nástroje. V USA sídlící subdodavatelé dílčích řešení, zpracovatelé osobních údajů, nebo v nejhorším případě správci jimi nově vytvořených/obohacených dat, jsou například jasný problém z hlediska GDPR!

6. Cena – ale v kontextu hodnoty

Cena by nikdy neměla být jediným kritériem. Levné řešení vás může nakonec stát násobně víc – kvůli chybějícím funkcím, nutnosti platit za každou úpravu, konzultace, nebo nízké doručitelnosti. Bohužel až příliš často je to první a pro mnoho dražších řešení diskvalifikační kritérium. Dodavatelé dobře vědí, co trh nabízí, jak si vedou ve srovnání s konkurencí, v čem jsou silní, v čem jsou slabší a cenotvorba jejich řešení nevychází z předpovědi počasí. Dražší nástroj vám může na konci dne vydělat dvacetinásobek a ten levný může být černá díra na peníze.

Zvažte:

Jaké jsou rozdíly mezi verzemi (basic vs. enterprise)?
Jaký aplikuje dodavatel model - za velikost databáze, nebo za počet odeslaných e‑mailů?
Jak dobře a rychle se vám s nástrojem bude pracovat (čas a lidské zdroje lze poměrně snadno vyčíslit). Nezapomeňte, že co je dnes, nemusí platit za rok - myslete dopředu.
Jaká je cena za další moduly, support, integrace?
Co když nástroj selže? Jaké jsou finanční důsledky?
Nabízí potenciální dodavatel podezřele vysokou slevu? Může vědět o způsobu, jak si ji v čase vykompenzovat.
Chcete sami pracovat s poskytnutou technologií, nebo zvažujete agenturu/konzultanta. Na co přesně, na jak dlouho a v jaké intenzitě? Možná budete chtít jenom pomoct vystavět “hlavní pilíře” a pak si to už budete řešit sami. Co vás to bude stát? Umožní něco takového dodavatel nástroje?

TIP: Pokud začínáte, volte flexibilní řešení a ideálně bez fixace. Internet je plný nástrojů, které nabízí demo zdarma, první dva měsíce zdarma, apod. Pokud jste pokročilejší, počítejte s investicí – ale i s vyšší návratností. A pokud řídíte e‑mailing ve velké firmě, plné špičkových systémů, byly vám stanovené vysoké cíle, máte v plánu expandovat, nebo hledat další a další cesty pro rozvoj už tak robustního řešení, pak hledáte partnera, nejen snadno dostupný nástroj pro každého.

Závěrem: Pro každého je ideální nástroj něco jiného

Neexistuje jedna správná odpověď. Žádný nástroj není navržený tak, aby vyhovoval úplně všem. Každý vývoj má jasně definovanou cílovou skupinu – někdo míří na masy, jiný na firmy se specifickými požadavky.

Nejdůležitější ale je si to hned na začátku velmi dobře promyslet. Pokud budete vědět, co hledáte, velmi se zpřesní váš výběr nástrojů, které můžete oslovit (zaslat skvělé RFP - Request for Proposal). Najděte si čas, promluvte s kolegy, zjistěte potřeby/nároky skrze oddělení ve vaší firmě (marketing, IT, transakční zprávy, e-shop, CRM, HR, atd.). Určitě nedává smysl oslovit za jedno odpoledne několik možností z prvních pozic ve vyhledávači a pak s každým zvlášť řešit, co se vám líbí, nebo nelíbí. Upřímně, je to ztráta vašeho času, která může vést ke zcela chybnému strategickému rozhodnutí. A věřte, že i potenciální dodavatel ocení promyšlenou a tedy co nejvíce relevantní poptávku.

Pokud vám z vašeho RFP vychází Mailkit, neváhejte nás kontaktovat a my se budeme moc těšit na schůzku :-)