Jak na přehlednou správu seznamu příjemců
Jak si v Mailkitu udržovat přehledné seznamy příjemců? Jako základní dvě pravidla by se daly určit tyto: zbytečně si kontakty neduplikovat vytvářením dalších a dalších totožných seznamů a zároveň si kontakty nemazat.
Ukažme si takový typický příklad…
Aktuální informace o svých příjemcích si shromažďujete v Excelu, či souboru ve formátu csv. Případně sice máte nějaký sofistikovanější systém, který však z nějakého důvodu nemůžete nebo nechcete propojit s Mailkitem na bázi datových xml zdrojů, či API, takže je pro vás jednodušší si aktuální data příjemců vždy vyexportovat do Excelu. A co teď?
První import je jasný – založíte seznam příjemců, kliknete na tlačítko Import, naimportujete data a voala – můžete odesílat první kampaň. Jak ale postupovat dále? Při dalších rozesílkách, při dalších aktualizacích seznamů?
Velice častou chybou je to, že si uživatel založí další seznam příjemců a do něj si nasype nová, z jeho pohledu aktuální, data příjemců a další kampaň odešle na tento seznam. A tak pořád dokola. To ale není šťastné řešení, a to hned z několika důvodů:
- Časem vám tímto postupem vznikne opravdu velká hromada seznamů příjemců, ve které se budete špatně orientovat.
- Pokud se vzniklou nepřehlednost pokusíte „vyřešit“ tím, že si přebytečné seznamy příjemců smažete, připravíte se o velice cenná data (jaké zprávy příjemce obdržel, zda si je přečetl, zda je e-mailová adresa platná, atp.)
Jaký je tedy správný postup? Nevytvářejte nový seznam příjemců, nýbrž si aktualizujte ten stávající! Čili importujte aktuální data do již stávajícího seznamu. A jaká pravidla při tom platí?
- Primární informací o každém příjemci je jeho e-mailová adresa.
- V případě duplicitních adres se nemusíte bát toho, že by se daná adresa objevila v jednom seznamu dvakrát. Pokud importujete e-mailovou adresu, která je již v seznamu, dojde k aktualizaci dat příjemce (např. se nahradí nějaká aktuální informace o příjemci - jeho nové jméno, firma, vlastní pole, atp.).
- Pokud v importovaném souboru naopak některé e-mailové adresy, které jsou již v seznamu příjemců uložené, chybí, máte v průběhu importu 3 možnosti:
- nevšímat si toho (příjemci zůstanou v seznamu s nezměněným stavem a informacemi)
- nechat je označit jako Neaktivní (na neaktivní příjemce Mailkit kampaně neposílá, ale nemají status odhlášených)
- nechat je označit jako Odhlášené (čili na ně Mailkikt již žádnou kampaň nezašle)
Častý dotaz: Mám příjemce, kteří se odhlásili z odběru e-mailových sdělení jinou cestou, než že kliknul na odkaz v e-mailu. Jak tohoto příjemce označím v Mailkitu jako odhlášeného? Jsou dvě možnosti – označit příjemce jako odhlášené po jednom, nebo hromadně.
- Odhlašovaní po jednom - Jednoduše si najdete daného příjemce v seznamu, kliknete na tlačítko upravit a v jeho informacích mu změníte stav na Odhlášený.
- Odhlašování hromadné - Vytvoříte si např. v Excelu tabulku, kde v jednom sloupci budou adresy, které chcete odhlásit, a v druhém sloupci budete mít napsané slovo unsubscribe. Následně tento soubor naimportujete do stávajícího seznamu příjemců a v průběhu importu označíte sloupec se slovy unsubscribe, že se jedná o stav příjemce. Tímto způsobem zajistíte, že daní příjemci obdrží status odhlášených a Mailkit jim již nezašle další e-mail.
Další informace o seznamu příjemců naleznete v dokumentaci.
Nenechávejte si dělání přehledu v seznamu příjemců jen na jaro :-)