Jak na přehlednou správu seznamu příjemců

Ukažme si takový typický příklad…

Aktuální informace o svých příjemcích si shromažďujete v Excelu, či souboru ve formátu csv. Případně sice máte nějaký sofistikovanější systém, který však z nějakého důvodu nemůžete nebo nechcete propojit s Mailkitem na bázi datových xml zdrojů, či API, takže je pro vás jednodušší si aktuální data příjemců vždy vyexportovat do Excelu. A co teď?

První import je jasný – založíte seznam příjemců, kliknete na tlačítko Import, naimportujete data a voala – můžete odesílat první kampaň. Jak ale postupovat dále? Při dalších rozesílkách, při dalších aktualizacích seznamů?

Velice častou chybou je to, že si uživatel založí další seznam příjemců a do něj si nasype nová, z jeho pohledu aktuální, data příjemců a další kampaň odešle na tento seznam. A tak pořád dokola. To ale není šťastné řešení, a to hned z několika důvodů:

• Časem vám tímto postupem vznikne opravdu velká hromada seznamů příjemců, ve které se budete špatně orientovat.
• Pokud se vzniklou nepřehlednost pokusíte „vyřešit“ tím, že si přebytečné seznamy příjemců smažete, připravíte se o velice cenná data (jaké zprávy příjemce obdržel, zda si je přečetl, zda je e-mailová adresa platná, atp.)

Jaký je tedy správný postup? Nevytvářejte nový seznam příjemců, nýbrž si aktualizujte ten stávající! Čili importujte aktuální data do již stávajícího seznamu. A jaká pravidla při tom platí?

• Primární informací o každém příjemci je jeho e-mailová adresa.
• V případě duplicitních adres se nemusíte bát toho, že by se daná adresa objevila v jednom seznamu dvakrát. Pokud importujete e-mailovou adresu, která je již v seznamu, dojde k aktualizaci dat příjemce (např. se nahradí nějaká aktuální informace o příjemci - jeho nové jméno, firma, vlastní pole, atp.).
• Pokud v importovaném souboru naopak některé e-mailové adresy, které jsou již v seznamu příjemců uložené, chybí, máte v průběhu importu 3 možnosti:
  • nevšímat si toho (příjemci zůstanou v seznamu s nezměněným stavem a informacemi)
  • nechat je označit jako Neaktivní (na neaktivní příjemce Mailkit kampaně neposílá, ale nemají status odhlášených)
  • nechat je označit jako Odhlášené (čili na ně Mailkikt již žádnou kampaň nezašle)

Častý dotaz: Mám příjemce, kteří se odhlásili z odběru e-mailových sdělení jinou cestou, než že kliknul na odkaz v e-mailu. Jak tohoto příjemce označím v Mailkitu jako odhlášeného? Jsou dvě možnosti – označit příjemce jako odhlášené po jednom, nebo hromadně.

• Odhlašovaní po jednom - Jednoduše si najdete daného příjemce v seznamu, kliknete na tlačítko upravit a v jeho informacích mu změníte stav na Odhlášený.
• Odhlašování hromadné - Vytvoříte si např. v Excelu tabulku, kde v jednom sloupci budou adresy, které chcete odhlásit, a v druhém sloupci budete mít napsané slovo unsubscribe. Následně tento soubor naimportujete do stávajícího seznamu příjemců a v průběhu importu označíte sloupec se slovy unsubscribe, že se jedná o stav příjemce. Tímto způsobem zajistíte, že daní příjemci obdrží status odhlášených a Mailkit jim již nezašle další e-mail.

Další informace o seznamu příjemců naleznete v dokumentaci.

Nenechávejte si dělání přehledu v seznamu příjemců jen na jaro :-)