Jak na přehlednou správu seznamu příjemců

Jak si v Mailkitu udržovat přehledné seznamy příjemců? Jako základní dvě pravidla by se daly určit tyto: zbytečně si kontakty neduplikovat vytvářením dalších a dalších totožných seznamů a zároveň si kontakty nemazat.

Ukažme si takový typický příklad…

Aktuální informace o svých příjemcích si shromažďujete v Excelu, či souboru ve formátu csv. Případně sice máte nějaký sofistikovanější systém, který však z nějakého důvodu nemůžete nebo nechcete propojit s Mailkitem na bázi datových xml zdrojů, či API, takže je pro vás jednodušší si aktuální data příjemců vždy vyexportovat do Excelu. A co teď?

První import je jasný – založíte seznam příjemců, kliknete na tlačítko Import, naimportujete data a voala – můžete odesílat první kampaň. Jak ale postupovat dále? Při dalších rozesílkách, při dalších aktualizacích seznamů?

Velice častou chybou je to, že si uživatel založí další seznam příjemců a do něj si nasype nová, z jeho pohledu aktuální, data příjemců a další kampaň odešle na tento seznam. A tak pořád dokola. To ale není šťastné řešení, a to hned z několika důvodů:

Časem vám tímto postupem vznikne opravdu velká hromada seznamů příjemců, ve které se budete špatně orientovat.
Pokud se vzniklou nepřehlednost pokusíte „vyřešit“ tím, že si přebytečné seznamy příjemců smažete, připravíte se o velice cenná data (jaké zprávy příjemce obdržel, zda si je přečetl, zda je e-mailová adresa platná, atp.)

Jaký je tedy správný postup? Nevytvářejte nový seznam příjemců, nýbrž si aktualizujte ten stávající! Čili importujte aktuální data do již stávajícího seznamu. A jaká pravidla při tom platí?

Primární informací o každém příjemci je jeho e-mailová adresa.
V případě duplicitních adres se nemusíte bát toho, že by se daná adresa objevila v jednom seznamu dvakrát. Pokud importujete e-mailovou adresu, která je již v seznamu, dojde k aktualizaci dat příjemce (např. se nahradí nějaká aktuální informace o příjemci - jeho nové jméno, firma, vlastní pole, atp.).
Pokud v importovaném souboru naopak některé e-mailové adresy, které jsou již v seznamu příjemců uložené, chybí, máte v průběhu importu 3 možnosti:
- nevšímat si toho (příjemci zůstanou v seznamu s nezměněným stavem a informacemi)
- nechat je označit jako Neaktivní (na neaktivní příjemce Mailkit kampaně neposílá, ale nemají status odhlášených)
- nechat je označit jako Odhlášené (čili na ně Mailkikt již žádnou kampaň nezašle)

Častý dotaz: Mám příjemce, kteří se odhlásili z odběru e-mailových sdělení jinou cestou, než že kliknul na odkaz v e-mailu. Jak tohoto příjemce označím v Mailkitu jako odhlášeného? Jsou dvě možnosti – označit příjemce jako odhlášené po jednom, nebo hromadně.

Odhlašovaní po jednom - Jednoduše si najdete daného příjemce v seznamu, kliknete na tlačítko upravit a v jeho informacích mu změníte stav na Odhlášený.
Odhlašování hromadné - Vytvoříte si např. v Excelu tabulku, kde v jednom sloupci budou adresy, které chcete odhlásit, a v druhém sloupci budete mít napsané slovo unsubscribe. Následně tento soubor naimportujete do stávajícího seznamu příjemců a v průběhu importu označíte sloupec se slovy unsubscribe, že se jedná o stav příjemce. Tímto způsobem zajistíte, že daní příjemci obdrží status odhlášených a Mailkit jim již nezašle další e-mail.